Dans cet article, j'aimerais partager avec vous mon expérience dans la gestion de mes Emails et donc indirectement de la gestion de l'organisation de mon travail.

Une mission chez SG/IRBS en tant que coordinateur programme IFRS 9 est une exception dans mon parcours de Business
Analyst. Si j'ai beaucoup appris sur le réglementaire IFRS 9, j'ai surtout dû apprendre à m’organiser dans un environnement très riche. En effet, même si IFRS 9 est au départ une norme comptable, elle impacte toutes les fonctions de la banque, du commercial en agence au modélisateur Risque.

Les équipes Risques, Finances, Commerciales, Projets, IT, Exploitations et Data Quality ainsi que les fournisseurs de progiciel IFRS 9 ont dû travailler de concert pour atteindre les objectifs surveillés par la BCE. Cette richesse des acteurs était multipliée par le nombre des filiales chez SG/IRBS tenues de se mettre à la norme IFRS 9. Il y avait environ 40 filiales IRBS qui étaient accompagnées dans leur projet IFRS9 depuis le central à La Défense.

Si je décris cette mission c'est essentiellement pour montrer le volume de messages qui pouvaient m’être adressés
pendant la vie du programme IFRS 9. Et, pourquoi j’en suis venu à me poser des questions sur comment mieux gérer mes Emails et mes tâches au quotidien.

Par ailleurs, le déploiement d’une réglementation ou d’une application dans un ensemble de filiales est un challenge récurrent et par conséquent j’espère avec cet article que mon expérience pourra profiter à d’autres.

Gestion des emails : un soft skill ?

Le site Forbes.fr identifie 15 soft skills. Il s’agit de compétences comportementales longtemps sous-estimées et qui pourtant sont essentielles pour être  performant. Parmi les 15 soft skills identifiés, je dirais que savoir gérer ses Emails fait partie intégrante de « La gestion du temps ».

L'abandon de la To Do List

Lors de ma mission de coordinateur IFRS 9, j'avais au départ un simple répertoire Outlook dans lequel je plaçais avec tous les emails pour lesquels on attendait de moi une tâche quelconque :

• répondre à une question

• décrire un processus

• organiser un atelier de travail

• retrouver un email,

• mettre à jour un planning

• envoyer / renvoyer de la documentation IFRS 9

• Rédiger une communication transverse... 

 J’y ajoutais également des tâches m'envoyant moi-même un Email avec les tâches décidées par oral, en conférence ou en réunion :

• Faire un compte-rendu de réunion

• Mettre à jour un planning

• Faire une communication auprès de toutes les filiales

• Vérifier les coûts d'implémentation et de maintenance du progiciel

• Vérifier le bon déroulement de la production IFRS 9 en filiale

• Préparer des slides pour un comité stratégique

• Relancer les équipes sur un bug particulier...

Il s’agissait donc tout simplement d’une très classique to do list à vider entre les réunions et les conférences.

Au fur et à mesure de l’augmentation de mon périmètre (de nouvelles filiales à accompagner et la multiplication des sujets à suive), je me suis vite confronté à la faiblesse des to do list. Pourtant, elles me convenaient très bien sur des périmètres moins larges.

En effet, les to do list présentent des défauts majeurs dès lors que les tâches s’accumulent. J’ai fini par laisser certaines tâches dépasser leur deadline. On m’a relancé par téléphone sur certaines tâches urgentes. De ce fait, j’ai décidé de repenser mon organisation. Pour la suite de cet article, on part donc du principe que les tâches s’accumulent et qu’il n’est plus possible de s’organiser uniquement avec l’aide de sa mémoire.

Afin de pouvoir organiser son travail, il est important de pouvoir identifier facilement, pour chaque tâche, les caractéristiques suivantes :

1) Urgence de la tâche

   => Faut-il traiter immédiatement la demande et repousser les autres ?

   => Y-a-t-il d’autres demandes urgentes ?

2) Durée d’exécution de la tâche

   => Est-ce que je peux faire cette tâche en 1 minute, 10 minutes, en 30 minutes ou plutôt en 2 heures ?

3) Criticité de la tâche

   => Que se passe-t-il si je renonce à cette tâche ?

   => Qu’est-ce que cette tâche m’apporte ou apporte à mon équipe ?

4) Échéance de la tâche

   => Y-a-t-il une date limite d’exécution pour cette tâche ?

5) Dépendance des tâches

   => Faut-il d’abord attendre un événement ou une autre tâche ?

   => Est-ce que cette tâche bloque le travail d’une autre équipe ?

6) Qui est le demandeur ?

   => Est-ce mon responsable, un client, un fournisseur, une autre équipe interne ?

 Pour réorganiser mes Emails, je m’étais fixé des objectifs simples :

   1. retrouver très rapidement tout l’historique d’Emails sur un sujet donné

   2. avoir une vision rapide du nombre de sujets ouverts par demandeur

   3. planifier les tâches

Dans la suite de cet article, nous allons discuter des sujets suivants :

• Lire efficacement ses Emails

• Trier efficacement ses Emails

• Pour aller plus loin, la gestion du temps

Comment LIRE EFFICACEMENT SES EMAILS

Afin d’atteindre les objectifs ci-dessous, j’avais besoin de repenser ma façon de trier mes Emails mais tout d’abord ma façon de les lire.

   1. Retrouver très rapidement tout l’historique d’Emails sur un sujet donné

   2. Avoir une vision rapide du nombre de sujets ouverts par demandeur

   3. Planifier les tâches

De retour de vacances ou simplement de retour d’une longue réunion, on peut voir son stock d'Emails gonfler rapidement. Il peut être tentant de commencer par les plus récents pour vérifier s’il y a des urgences mais ça ne suffit pas. Il faut apprendre à savoir lire très rapidement ses Emails, on dit aussi lire en diagonal. Ce n’est pas péjoratif. C’est une méthode pour capter l’essentiel du message détectant les mots clés.

En dehors de cette technique, on a très souvent l’essentiel du message dès la première phrase d’un Email voire même dans l’objet du message. Dans les exemples ci-dessous, j’ai mis en gras les mots clés que l’on doit capter.

Exemple (fictif) numéro 1 :

« Bonjour Sébastien,

Pourrais-tu stp demander les jeux de test qui ont été utilisés pour la recette 1.12.1 dans la filiale X pour tester la nouvelle fonctionnalité des ajustements des assiettes comptables. J’en aurais besoin pour demain car la filiale Y nous a demandé des exemples et les PV sont censés être signés vendredi.

Merci d’avance pour ton aide.

Cordialement, Patrick»

Sébastien => Cet Email m’est adressé directement

Demander les jeux de test … filiale X  => Il faut contacter l’équipe projet locale de la filiale X pour récupérer des jeux de test 

Pour demain  => Il vaut mieux traiter cette demande aujourd’hui car la filiale ne répondra pas tout de suite

Patrick => C’est une demande de Patrick

Exemple (fictif) numéro 2 :

« Bonjour Sabine,

Je vous contacte en l’absence de Pierre-Luc, nous avons bien assisté à la présentation de Pierre-Luc sur la répétition générale pour les filiales francophones et nous avons une question de notre métier. Ils ne comprennent pas pourquoi il faudrait absolument valider la dernière version du calculateur alors vous aviez dit que l’objectif était de valider les flux. Par ailleurs, il ne s’agit pas de la Prod et nous ne pouvons pas finir les tests pour la répétition.

Merci d’avance, 

Ahmed, chef de projet IFRS 9 filiale Z.»

« Bonjour Sabine … en l’absence de Pierre-Luc… présentation de Pierre-Luc » => Cet Email est adressé à Sabine, je suis en copie, je continue à lire pour voir s’il y a des informations à conserver.

« pourquoi il faudrait absolument valider la dernière version du calculateur…. l’objectif était de valider les flux. » => Il y a manifestement une confusion entre les acteurs. En tant que coordinateur, je dois prendre l’action de clarifier avec Pierre-Luc ou Sabine et m’assurer que le message est bien passé pour toutes les filiales voire même de m’assurer nouvelle communication soit effectuée.

Si vous souhaitez aller plus loin dans la lecture efficace des Emails, on peut trouver de nombreux conseils sur le web mais si je ne devais retenir que 2 conseils, ce serait les suivants :

1. Ne pas lire ses Emails toutes les 2 minutes ! 

=> Vous serez beaucoup plus efficace en prenant du temps réservé spécifiquement pour les lire.

=> Dans l’idéal, il faut prendre du temps réservé à l’arrivée le matin et avant de partir le soir. Au cours de la journée il n’y a pas de règle absolue car c’est très dépendant de votre activité (relation client, gestion de projet, support de production). Il faut aussi compter sur le fait que dans le cas d’une urgence on vous enverra probablement un message instantané voire on vous téléphonera directement.

Parcourir ses Emails toutes les 2 heures est généralement un bon compromis sous réserve de bien savoir identifier les urgences.

2. Traiter immédiatement les Emails qui vous prendront très peu de temps, par exemple :

=> Supprimer un email inutile

=> Répondre à une question fermée oui / non

=> Renvoyer un document

Si vous n’avez pas besoin de revenir 2 fois sur un même Email, vous gagnez un temps considérable.

Comment TRIER EFFICACEMENT SES EMAILS 

A la recherche de l’Email perdu

Trier ses Emails peut être un vrai casse-tête même pour des personnes expérimentées et retrouver ses messages à posteriori n’est parfois pas facile. Ne vous est-t-il jamais arrivé d’être sollicité pour retrouver un Email qui avait pourtant été largement diffusé ?

« J’ai déjà archivé le message, je peux le retrouver mais si tu l’as sous la main ça m’arrange stp »

« Tu sais à quelle date il avait été envoyé ? »

« Je ne crois pas que j’étais en copie, si ? »

On peut tous finir par retrouver un Email perdu. Mais quelle satisfaction de retrouver un vieux message en quelques secondes lorsque l'on est bien organisé !

En réalité ce n’est pas qu’un problème d’organisation, il y a aussi des problèmes techniques. Assez souvent les messageries ont une taille limitée et elles obligent l’utilisateur à archiver. Les archives sont elles-mêmes limitées en taille. Et la gestion de l’espace devient un vrai problème en lui-même. Il faut donc savoir conserver seulement ce qui mérite d’être conservé.

Alors concrètement, comment on fait pour s’organiser ?

La première étape est de se construire une arborescence de répertoires en cohérence avec son travail et son périmètre. Prenez une demi-journée pour y réfléchir si nécessaire. C’est une arborescence personnelle mais qui va beaucoup impacter votre quotidien.

La deuxième étape sera de faire vivre cette arborescence en classant les Emails importants, en traitant les tâches, en fermant les sujets et en planifiant son travail.

Pour vous aider, je vais lister des règles à suivre :

1. Ne classez que les Emails utiles !

=> Une infime partie de vos Emails a réellement besoin d’être conservée et est susceptible d’être consultée à nouveau par la suite.

=> N’hésitez pas à supprimer complètement les Emails inutiles. Si vous avez des scrupules, faites un répertoire dédié.

2. Classez aussi les Emails que vous avez envoyés

=> Non seulement les Emails que vous envoyés se focalisent directement sur ce qui vous intéresse mais en plus il s’agit des messages qu’on est le plus susceptible de vous redemander.

3. Découlant directement du conseil précédent : soignez vos Emails et gardez toujours l’historique

=> Soyez précis, exhaustifs mais synthétiques dans vos Emails. Non seulement cela sera très apprécié de vos interlocuteurs mais en plus en cas de recherche sur des vieux sujets oubliés vous vous remercierez vous-même !

4. Il faut une arborescence à au moins 2 niveaux. Niveau 1 : le demandeur, Niveau 2 : le sujet

Ce conseil est peut-être un peu subjectif. Il s’agit de mon expérience. J’ai constaté qu’il était très efficace d’avoir un répertoire Outlook pour chaque « demandeur ». En effet, Si vous êtes sollicités sur un sujet quelconque par un demandeur, il y a une forte probabilité que cette personne vous parle aussi de ses autres sujets le concernant. Et vous pourrez même l’impressionner en lui listant sans hésiter tous ses autres sujets ouverts chez vous.

« Au fait, je ne t’appelais pas pour ça mais tu as des nouvelles de la formation pour l’équipe finance du Maroc ? » : quelques clics et il suffit de relire le dernier message du répertoire dédié.

5. Un répertoire = un sujet

Si le niveau 1 est le demandeur, le niveau 2 sera une liste de répertoires représentant chacun un sujet unique. Dedans, vous n’y mettrez que les messages intéressants pour ce sujet. Ceux qui posent des questions, ou des réponses, ou des informations, ou de la documentation, ou des validations formelles, ou des plannings, ou même les échanges sur les workshops liés à ce sujet.

Lorsque le sujet sera terminé, vous pourrez renommer le répertoire en [Sujet 1 – fini DD/MM/YYYY]. Ainsi vous aurez tout l’historique du sujet dans le même répertoire qui lui-même sera dans un répertoire dédié à la personne ayant fait la demande ou celui de la personne la plus susceptible de vous solliciter à ce sujet.

En quelque sorte, on simule l’utilisation d’un outil de gestion de demande comme Jira.

6. Trier manuellement les répertoires de niveau 2

Une autre astuce que j’utilise systématiquement maintenant avec Outlook est de remonter en haut de la pile les répertoires dès qu’un Email y est ajouté. (On suppose toujours que les sujets sont particulièrement variés et que la mémoire personnelle ne suffit plus). Cela permet dans le répertoire d’un demandeur de rapidement voir les sujets avec une activité récente.

 7. Adoptez un code couleur stricte

Avec Outlook, vous pouvez ajouter des couleurs aux Emails. Personne ne vous imposera de code alors c’est à vous de le définir. Sans décision personnelle dès le départ, il y a de forte de chance que vos règles soient floues et changeantes. Prenez le temps de faire votre propre code couleur.

Les couleurs vous aideront à naviguer encore plus facilement dans les Emails que vous aurez classés. Exemple de code couleur :

⦁ Rouge pour les Emails urgents et à traiter ASAP : on retire la couleur quand c’est terminé

⦁ Bleu pour les Emails riches en information et à conserver précieusement

⦁ Orange pour les Emails difficiles à traiter

⦁ Vert pour les Emails de validation à conserver

⦁ Jaune pour les formations

⦁ Violet pour les réunions, ateliers ou conférences que vous animez

Ne vous forcez pas à mettre une couleur systématiquement. Faites-le quand c’est pertinent et pour retrouver plus facilement les messages ou les tâches en cours.

Vous avez créé votre arborescence ? Vous avez pensé à tous les demandeurs possibles ? Sinon pas de panique : vous pourrez la faire évoluer en temps réel.

Si vous avez lu l’article jusqu’ici, vous avez fait le plus difficile. Se remettre en question, réfléchir à l’organisation de son travail, décider de s’imposer une rigueur dans la lecture et la gestion de ses Emails.

Maintenant lancez-vous, lisez et triez tous vos Emails. Chaque Email reçu nécessite toujours une intervention de votre part même s’il s’agit simplement de le supprimer dans le cas où il ne vous concerne pas.

Le matin et le soir prenez vraiment le temps parcourir les sujets ouverts et planifier votre travail en parcourant tour à tour les demandeurs. Je dois insister sur ce dernier point. Pour être efficace, il ne faut pas s’éparpiller. Si nécessaire, planifiez-vous des créneaux par demandeur.

POUR ALLER PLUS LOIN, LA GESTION DU TEMPS 

La gestion des ses Emails telle que proposée dans cet article s’appuie en fait indirectement sur une méthode classique ainsi qu'un concept très connu lorsqu’il s’agit de s’organiser :

⦁ La matrice d’Eisenhower

⦁ Nous ne sommes pas multitâche

La matrice d’Eisenhower

La plupart des formations sur la gestion du temps font référence à la matrice d’Eisenhower.

Cela permet de classer une tâche ou une activité en fonction de son importance et de son urgence afin de décider comment la planifier.

Dans les faits, on va rarement classer ses tâches dans la matrice mais cela reste un outil efficace en cas de doute et permet aussi de se poser les bonnes questions quand on a besoin de prioriser une tâche ou une activité. On avait listé justement dans la partie « L’abandon de la TO DO LIST » toutes les questions qu’on devrait se poser lorsque l’on est sollicité.

https://fr.wikipedia.org/wiki/Matrice_d%27Eisenhower :

« La matrice comprend donc quatre zones :

A : activités importantes et urgentes, tâches à exécuter immédiatement et soi-même

B : activités importantes mais peu urgentes, tâches à planifier et exécuter soi-même

C : activités urgentes mais peu importantes, tâches à déléguer rapidement

D : activités peu urgentes et peu importantes, tâches inutiles à abandonner» 

L’organisation de vos Emails et l’adoption de votre propre code couleur peut indirectement s’apparenter à la matrice d’Eisenhower.

Retenez essentiellement qu’il faut savoir distinguer dès la lecture d’un Email : 

⦁ pouvez-vous supprimer le message

⦁ faut-il traiter le message ASAP

⦁ faut-il classer ou traiter le message selon une échéance donnée

Nous ne sommes pas multitâche

Contrairement à ce qu’on peut penser intuitivement, l’être humain n’est pas réellement multitâche.

Effectivement notre le cerveau peut absorber et traiter des informations variées en simultanée ; Effectivement, nous sommes capables de vérifier les notifications de notre smartphone entre deux paragraphes rédigés pour une spécification fonctionnelle tout écoutant les histoires de notre collègue très bavard en open space.

Mais en réalité, à chaque fois que nous switchons de tâches, nous perdons un temps précieux. C’est comme si la phase d’échauffement était de nouveau nécessaire après chaque interruption.

Nous sommes bien plus efficaces, lorsque l’on se consacre à 100% à une tâche. C’est pourquoi, on vous conseille de ne pas regarder vos Emails toutes les 2 minutes mais plutôt toutes les deux heures. C’est aussi pourquoi vous ne devriez pas consulter les notifications de votre mobile lorsque vous avez besoin de produire.

Toujours dans l’idée d’économiser le temps d’échauffement du cerveau pour se mettre à une tâche, il a été vérifié qu’il est possible de regrouper des petites tâches de même type pour gagner grandement en efficacité. Par exemple, si vous devez appeler 10 clients pour faire la même communication, regroupez les appels ! Vous gagnerez du temps et vous serez aussi plus efficace (dans ce cas, plus clair dans la communication).

Il y aurait beaucoup à dire sur la gestion du temps mais cet article se focalise sur la gestion des Emails. Si le sujet vous intéresse la page suivante est très intéressante (en français) : https://temps-action.com/utilisez-vous-les-5-fondamentaux-dune-bonne-gestion-du-temps